Banyak jenis buku tamu yang dibuat format untuk berbagai keperluan, salah satunya adalah buku tamu yang digunakan untuk menuliskan identitas orang orang atau tamu yang berkunjung ke sekolah kita. Secara umum buku tamu adalah salah satu bentuk tertib administrasi kunjungan yang mempunyai banyak kegunaan. Mulai dari mudahnya memantau dan mengidentifikasi tamu yang datang setiap harinya sampai pada fungsi pelaporan administrasi sekolah. Format buku tamu pada umumnya berisi tentang nama orang yang berkunjung kesekolah, alamat / organisasinya dan tujuan berkunjung ke sekolah, namun berbagai format lainnya yang lebih detail dicantumkan nomor ponsel dan berbagai identitas yang diperlukan lainnya.
Biasanya buku tamu di sekolah terbagi dalam buku tamu umum dan buku tamu khusus/ Dinas. Buku tamu umum digunakan untuk tamu tamu masayarakat, orang tua, LSM atau stake holder lainnya yang berkunjung kesekolah, sedangkan buku tamu khusus biasanya digunakan untuk tamu tamu kedinasan yang berkunjung kesekolah seperti pengawas sekolah, Dinas pendidikan ataupun yang berhubungan dengan kedinasan lainnya.
Dizaman yang serba digital saat ini bahkan buku tamu bukan lagi berbentuk buku secara fisik, saat ini juga sudah dikembangkan buku tamu elektronik berbasis web bahkan berbasis aplikasi. Sistem buku tamu berbasis web yang dibuat dan digunakan biasanya untuk membantu sekolah dalam mengelola buku tamu sekolah agar lebih mudah dan fleksibel. Source code website buku tamu ini dibuat dan dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
Biasanya proses pengisian buku tamu dilakukan secara manual dengan menulis daftar hadir di buku tamu. Proses tersebut tentu kurang efisien karena prosesnya yang harus mengantri untuk menulis kunjungan ke buku tamu dan tentunya masih menggunakan cara konvensional yaitu dengan penggunaan kertas. Namun sistem buku tamu berbasis web banyak manfaat yang diperoleh salah satunya mengurangi penggunaan kertas (paperless).
Buku tamu berbasis web biasanya mempunya beberapa fitur utama dan fitur fitur tambahan diantaarnya :
- Portal Informasi.
- Halaman utama pengunjung yang berisi form buku tamu, agenda sekolah, video informasi, kata mutiara, jadwal sholat.
- Manajemen Buku Tamu.
- Halaman administrator yang digunakan untuk melihat dan mengelola daftar buku tamu pengunjung.
- Manajemen Daftar Agenda Sekolah
- Halaman administrator yang digunakan untuk mengelola daftar agenda sekolah.
- Manajemen Video Display.
- Halaman administrator yang digunakan untuk mengelola video informasi yang akan ditampilkan pada Portal Informasi.
- Manajemen Jadwal Sholat.
- Denah sekolah dan lain lain
Desain dari antarmuka aplikasi buku tamu berbasis web biasanya dirancang sedemikian rupa agar memiliki tampilan yang modern dan mudah untuk digunakan.
Demikian juga beberapa developer juga telah mengembangkan buku tamu dengan menggunakan aplikasi Android. Tentu cara ini patut didukung disaat kita mengurangi banyak sentuhan karena Covid-19 juga masih mewabah. Jika sistemnya bisa dikembangkan hanya dengan tapping ponsel ke sebuah sistem seperti kita melakukan pembayaran cashless dengan scanning barcode, kenapa tidak bisa dilakukan dengan tapping smartphone untuk mengisi identitas sebagai tamu.
Mungkin dari ini semua mahalnya sarana pendukung masih menjadi alasan baik hardware maupun aplikasi softwarenya. Oleh karena itu buku tamu berbentuk fisik masih menjadi banyak pilihan sekolah untuk mencatat tamu tamu yang datang ke sekolah.
Nah, jika itu alasannya, berikut adalah salah satu contoh format buku tamu untuk tamu yang berkunjung ke sekolah kita, format ini bisa untuk buku tamu umum atau khusus :
Jika ingin mendownload dalam bentuk Word bisa di Tautan Ini
Sekali lagi bahwa format buku tamu untuk yang berkunjung kesekolah bisa didesain sedemikian rupa agar lebih menarik seperti menambah Cover dan membuat kolom kolom lebih besar dan lebar karena akan diisi dengan tulis tangan. Jangan lupa juga akan lebih baik posisi cetakan kertasnya berbentuk lanscape agar memanjang ke kanan sehingan bisa memuat kolom kolom sebelah kanan agar lebih lebar. Demikian semoga bermanfaat.